為什麼用 Google Spreadsheets 做通訊錄？
這篇也是給國中同學 & 其他某些人，另開新類「BTR」，編修自小花的文章。
我們試過多少種修訂聯絡資料的方法了？
剛畢業沒多久時，印象中小花有用 PE2 打了個檔案；後來咱們去 KKCity 申請了班板，小花也不辭勞苦地在精華區建立了通訊錄專區；每回同學會就可以看到小花拿著紙筆更新大夥的通訊錄、三不五時也可以看到阿強在板上號招更新最新狀況。一切似乎還算不錯，這九年 (天啊九年) 裡也沒跑了誰。但情況即將改變：繼鴨子之後遠征他鄉的人越來越多、已經退伍／即將入伍的人們定向不明，我們也越來越少上 KKCity 了 (好吧，我承認我不常上 orz)。精華區中的通訊錄更新日期居然是 2004/12/13。
年紀在變，方法也要跟著變。
我們想找一種新的方法打造歷久不衰的通訊錄，這份通訊錄應該更新迅速、無論在哪裡都能方便取得／更新，所以：
- 更新迅速 ：那麼必須可以由大家共同更新維護，每當聯絡資料改變就能即時修改。
- 隨處可取：這麼說目前看來能放在網路上是最好的方法。
此外：
- 更新方式越簡單越好 (一大堆系統就此再見)
- 大家能一起修改，但沒有覆蓋檔案及新舊版本不一的問題 (FTP 出局)
- 不造成某些人的負擔 (所以「自己架網站寫系統」這碼子事就掰啦)
- 只有我們的夥伴才能取得通訊錄 (免費的 Wiki 似乎也不能滿足需求)
我們挑選的 Google Spreadsheets 至少能符合以上 2, 4, 5, 6 等項目：
- 隨處可取、不造成某些人的負擔：負擔都交給 Google 了，放在網路上大家隨時都拿得到最新資料。
- 大家能一起修改：大家修改的是網路上的版本，不需要下載回家來改再傳上去。此外每改一格就會自動存檔 (所有在觀看／修改的人會同時更新)，就算兩人同時修改一份文件、覆蓋對方成果的機會也不大。
- 只有我們的夥伴能拿：使用 Google Account 理論上只有我們的人拿得到。
第三點我想見仁見智，至少大家都一定有能力修改 Excel 儲存格內的資料 －－ 那麼 Google Spreadsheets 跟 Excel 在這些簡單的部份沒什麼兩樣，所以問題就剩下第一點：「必須可以由大家共同更新維護」意思其實就是「每個人都必須協助維護」。
換了手機就上來改號碼、搬家就上來修住址、轉職也上來填經驗值現況，這沒什麼。我想重點會有以下幾個：
- 大家是否都願意申請這個系統的帳號？
- 是否都願意持續使用這個系統？
- 是否都能持續記得在換東換西時上來修改？
我們都想取得最新資料，那麼別忘了貢獻，此時第一點應該好解決 (人是會有衝動的)；第二點正是我跟小花不斷推動所想解決的問題，我也會盡可能協助大家排除使用上的困難、提供小技巧讓你用得更方便快活。
我們算努力了，也需要你支持：申請一個 Google 帳號後告訴阿強，我便會寄此系統的邀請函給你，讓你加入修改的行列。
忘了提第三點？
與其要求你記得、不如讓記得的人提醒你。比起「班板貼文章提醒」這類需要「拉」大家進來看的方法，我想更應該積極「推」給大家看、每隔一段時間通知大家來改通訊錄。換個方向來看，我們的班板時常缺水，多少是因為使用 BBS 的機會減少 ＞ 來看的人變少 ＞ 貼文章的人少 ＞ 來看的人更少 ＞ 本來會看的人就更懶得去這個站。那麼，有沒有辦法用「你八成會看到」的方式通知大家有新文章 (甚至送到眼前給你看)、並且能在大部分情形下取代 BBS 卻依然保有簡單特性？這點是我們想推動大家使用 Google Groups 的主因，容後再述。
申請 Google Account & 設定 GMail 自動轉信
一樣是為了國中同學們寫的簡單教學：
申請 Google Account (Google 帳戶)
想使用我們的公用通訊錄，你必須先有個 Google 帳戶，那這個帳戶哪裡來呢？
- 如果你有 Gmail 帳號，那這個帳號就是 Google 帳戶了。
- 或者，找人邀請你加入 Gmail，而後就能擁有 Google 帳戶。
- 如果打死也不想用 Gmail，其實以自己的電子郵件帳號也可以申請一個 Google 帳戶。
如果要以自己的電子郵件申請 Google 帳戶，請點選 Google 首頁右上角的「登入」，進入登入頁面後點選「現在就建立一個帳戶」，如下圖 (點選放大)：
接著只要填完資料送出就行了，日後碰到類似的登入畫面時輸入電子郵件地址及密碼即可登入使用 Google 相關服務。當然，既然你已經申請了 Google 帳戶，就快發封信告訴我你的帳號名稱 (即 Email 地址) 吧！
設定 GMail 自動轉信
那麼已經被誘惑／拐騙／邀請／贈送／協助而申請了 Gmail、自己卻有另一個常用 Email 位址的同學，建議你可以設定 Gmail 自動轉信、將我們寄的信自動轉到你常用的 Email。
首先請登入 Gmail，然後點選右上角的「設定」。接著點選「轉寄和POP」，在「轉寄」的地方點選「轉寄內收郵件的副本至」並填入自己常用的 Email 地址、按下頁面下方的「儲存變更」即可，如下圖：
這麼一來寄到 Gmail 的信件就會直接轉寄到你常用的信箱中。
我們用到的 Google 服務？
有了 Google 帳戶後，就能使用我們在 Google 上開的一些服務。目前所使用的服務如下 (更新日期：2006.07.28)：
- Google Groups: 立德國中 86 級天字第一班
- 簡單講，只要寄信到 lite86301@googlegroups.com，則群組內所有人都收得到。
- 目前已加入群組的有小花、阿強、阿華、江、瑋莉等一堆人了，用這個聯絡會很方便喔 😉
- 其他進階功能我會慢慢跟大家說明，目前只要當它是「公用郵件群組」即可。
- Google Spreadsheets: 我們的通訊錄
- 你可以自己上網修改聯絡方式及現況，大家都能方便查閱。
- 目前只有英文版，但總之它就是網路版的 Excel － 用 Excel 改資料總會吧？
目前是這樣，有啥問題歡迎留言或來信囉！
Google Spreadsheets = 公用電話表
這篇算是半公開的文章 😛 給立德國中 86 級的同學們：
因為：
- 很多人都愛用 Excel 打通訊錄
- Excel 大家至少都簡單的修改
- 我想要國中的同學們都可以自動修改自己的通聯方式，卻懶得寫額外的程式
- 我希望這個線上通訊錄可以匯出 csv 檔，這樣我可以輕鬆匯入 GMail 等軟體通訊錄
所以，親愛的立德 86 級天字第一班同學，咱們來用 http://spreadsheets.google.com 修改通訊錄吧 😉 繼續閱讀文章 »
柏強的城市探險記 