為什麼用 Google Spreadsheets 做通訊錄?

七月 29th, 2006 at 3:47 上午 (BTR)

這篇也是給國中同學 & 其他某些人,另開新類「BTR」,編修自小花的文章。


我們試過多少種修訂聯絡資料的方法了?

剛畢業沒多久時,印象中小花有用 PE2 打了個檔案;後來咱們去 KKCity 申請了班板,小花也不辭勞苦地在精華區建立了通訊錄專區;每回同學會就可以看到小花拿著紙筆更新大夥的通訊錄、三不五時也可以看到阿強在板上號招更新最新狀況。一切似乎還算不錯,這九年 (天啊九年) 裡也沒跑了誰。但情況即將改變:繼鴨子之後遠征他鄉的人越來越多、已經退伍/即將入伍的人們定向不明,我們也越來越少上 KKCity 了 (好吧,我承認我不常上 orz)。精華區中的通訊錄更新日期居然是 2004/12/13。

年紀在變,方法也要跟著變。

我們想找一種新的方法打造歷久不衰的通訊錄,這份通訊錄應該更新迅速、無論在哪裡都能方便取得/更新,所以:

  1. 更新迅速 :那麼必須可以由大家共同更新維護,每當聯絡資料改變就能即時修改。
  2. 隨處可取:這麼說目前看來能放在網路上是最好的方法。

此外:

  1. 更新方式越簡單越好 (一大堆系統就此再見)
  2. 大家能一起修改,但沒有覆蓋檔案及新舊版本不一的問題 (FTP 出局)
  3. 不造成某些人的負擔 (所以「自己架網站寫系統」這碼子事就掰啦)
  4. 只有我們的夥伴才能取得通訊錄 (免費的 Wiki 似乎也不能滿足需求)

我們挑選的 Google Spreadsheets 至少能符合以上 2, 4, 5, 6 等項目:

  • 隨處可取、不造成某些人的負擔:負擔都交給 Google 了,放在網路上大家隨時都拿得到最新資料。
  • 大家能一起修改:大家修改的是網路上的版本,不需要下載回家來改再傳上去。此外每改一格就會自動存檔 (所有在觀看/修改的人會同時更新),就算兩人同時修改一份文件、覆蓋對方成果的機會也不大。
  • 只有我們的夥伴能拿:使用 Google Account 理論上只有我們的人拿得到。

第三點我想見仁見智,至少大家都一定有能力修改 Excel 儲存格內的資料 -- 那麼 Google Spreadsheets 跟 Excel 在這些簡單的部份沒什麼兩樣,所以問題就剩下第一點:「必須可以由大家共同更新維護」意思其實就是「每個人都必須協助維護」。

換了手機就上來改號碼、搬家就上來修住址、轉職也上來填經驗值現況,這沒什麼。我想重點會有以下幾個:

  1. 大家是否都願意申請這個系統的帳號?
  2. 是否都願意持續使用這個系統?
  3. 是否都能持續記得在換東換西時上來修改?

我們都想取得最新資料,那麼別忘了貢獻,此時第一點應該好解決 (人是會有衝動的);第二點正是我跟小花不斷推動所想解決的問題,我也會盡可能協助大家排除使用上的困難、提供小技巧讓你用得更方便快活。

我們算努力了,也需要你支持:申請一個 Google 帳號後告訴阿強,我便會寄此系統的邀請函給你,讓你加入修改的行列。


忘了提第三點?

與其要求你記得、不如讓記得的人提醒你。比起「班板貼文章提醒」這類需要「拉」大家進來看的方法,我想更應該積極「推」給大家看、每隔一段時間通知大家來改通訊錄。換個方向來看,我們的班板時常缺水,多少是因為使用 BBS 的機會減少 > 來看的人變少 > 貼文章的人少 > 來看的人更少 > 本來會看的人就更懶得去這個站。那麼,有沒有辦法用「你八成會看到」的方式通知大家有新文章 (甚至送到眼前給你看)、並且能在大部分情形下取代 BBS 卻依然保有簡單特性?這點是我們想推動大家使用 Google Groups 的主因,容後再述。

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8 則迴響

  1. briian said,

    hihi, 小弟我也有寫了相關的介紹,獻醜一下,歡迎參考:

    如何讓多人同時編輯(共用)同一個Word或Excel文件? (網路共筆)

    http://briian.com/?p=2067

  2. 小莫 said,

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