為什麼用 Google Spreadsheets 做通訊錄?

七月 29th, 2006 at 3:47 上午 (BTR)

這篇也是給國中同學 & 其他某些人,另開新類「BTR」,編修自小花的文章。


我們試過多少種修訂聯絡資料的方法了?

剛畢業沒多久時,印象中小花有用 PE2 打了個檔案;後來咱們去 KKCity 申請了班板,小花也不辭勞苦地在精華區建立了通訊錄專區;每回同學會就可以看到小花拿著紙筆更新大夥的通訊錄、三不五時也可以看到阿強在板上號招更新最新狀況。一切似乎還算不錯,這九年 (天啊九年) 裡也沒跑了誰。但情況即將改變:繼鴨子之後遠征他鄉的人越來越多、已經退伍/即將入伍的人們定向不明,我們也越來越少上 KKCity 了 (好吧,我承認我不常上 orz)。精華區中的通訊錄更新日期居然是 2004/12/13。

年紀在變,方法也要跟著變。

我們想找一種新的方法打造歷久不衰的通訊錄,這份通訊錄應該更新迅速、無論在哪裡都能方便取得/更新,所以:

  1. 更新迅速 :那麼必須可以由大家共同更新維護,每當聯絡資料改變就能即時修改。
  2. 隨處可取:這麼說目前看來能放在網路上是最好的方法。

此外:

  1. 更新方式越簡單越好 (一大堆系統就此再見)
  2. 大家能一起修改,但沒有覆蓋檔案及新舊版本不一的問題 (FTP 出局)
  3. 不造成某些人的負擔 (所以「自己架網站寫系統」這碼子事就掰啦)
  4. 只有我們的夥伴才能取得通訊錄 (免費的 Wiki 似乎也不能滿足需求)

我們挑選的 Google Spreadsheets 至少能符合以上 2, 4, 5, 6 等項目:

  • 隨處可取、不造成某些人的負擔:負擔都交給 Google 了,放在網路上大家隨時都拿得到最新資料。
  • 大家能一起修改:大家修改的是網路上的版本,不需要下載回家來改再傳上去。此外每改一格就會自動存檔 (所有在觀看/修改的人會同時更新),就算兩人同時修改一份文件、覆蓋對方成果的機會也不大。
  • 只有我們的夥伴能拿:使用 Google Account 理論上只有我們的人拿得到。

第三點我想見仁見智,至少大家都一定有能力修改 Excel 儲存格內的資料 -- 那麼 Google Spreadsheets 跟 Excel 在這些簡單的部份沒什麼兩樣,所以問題就剩下第一點:「必須可以由大家共同更新維護」意思其實就是「每個人都必須協助維護」。

換了手機就上來改號碼、搬家就上來修住址、轉職也上來填經驗值現況,這沒什麼。我想重點會有以下幾個:

  1. 大家是否都願意申請這個系統的帳號?
  2. 是否都願意持續使用這個系統?
  3. 是否都能持續記得在換東換西時上來修改?

我們都想取得最新資料,那麼別忘了貢獻,此時第一點應該好解決 (人是會有衝動的);第二點正是我跟小花不斷推動所想解決的問題,我也會盡可能協助大家排除使用上的困難、提供小技巧讓你用得更方便快活。

我們算努力了,也需要你支持:申請一個 Google 帳號後告訴阿強,我便會寄此系統的邀請函給你,讓你加入修改的行列。


忘了提第三點?

與其要求你記得、不如讓記得的人提醒你。比起「班板貼文章提醒」這類需要「拉」大家進來看的方法,我想更應該積極「推」給大家看、每隔一段時間通知大家來改通訊錄。換個方向來看,我們的班板時常缺水,多少是因為使用 BBS 的機會減少 > 來看的人變少 > 貼文章的人少 > 來看的人更少 > 本來會看的人就更懶得去這個站。那麼,有沒有辦法用「你八成會看到」的方式通知大家有新文章 (甚至送到眼前給你看)、並且能在大部分情形下取代 BBS 卻依然保有簡單特性?這點是我們想推動大家使用 Google Groups 的主因,容後再述。

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申請 Google Account & 設定 GMail 自動轉信

七月 28th, 2006 at 9:24 上午 (BTR, google, 教學)

一樣是為了國中同學們寫的簡單教學:

申請 Google Account (Google 帳戶)

想使用我們的公用通訊錄,你必須先有個 Google 帳戶,那這個帳戶哪裡來呢?

  • 如果你有 Gmail 帳號,那這個帳號就是 Google 帳戶了。
  • 或者,找人邀請你加入 Gmail,而後就能擁有 Google 帳戶。
  • 如果打死也不想用 Gmail,其實以自己的電子郵件帳號也可以申請一個 Google 帳戶。

如果要以自己的電子郵件申請 Google 帳戶,請點選 Google 首頁右上角的「登入」,進入登入頁面後點選「現在就建立一個帳戶」,如下圖 (點選放大):

接著只要填完資料送出就行了,日後碰到類似的登入畫面時輸入電子郵件地址及密碼即可登入使用 Google 相關服務。當然,既然你已經申請了 Google 帳戶,就快發封信告訴我你的帳號名稱 (即 Email 地址) 吧!

設定 GMail 自動轉信

那麼已經被誘惑/拐騙/邀請/贈送/協助而申請了 Gmail、自己卻有另一個常用 Email 位址的同學,建議你可以設定 Gmail 自動轉信、將我們寄的信自動轉到你常用的 Email。

首先請登入 Gmail,然後點選右上角的「設定」。接著點選「轉寄和POP」,在「轉寄」的地方點選「轉寄內收郵件的副本至」並填入自己常用的 Email 地址、按下頁面下方的「儲存變更」即可,如下圖:

這麼一來寄到 Gmail 的信件就會直接轉寄到你常用的信箱中。

我們用到的 Google 服務?

有了 Google 帳戶後,就能使用我們在 Google 上開的一些服務。目前所使用的服務如下 (更新日期:2006.07.28):

  • Google Groups: 立德國中 86 級天字第一班
    • 簡單講,只要寄信到 lite86301@googlegroups.com,則群組內所有人都收得到。
    • 目前已加入群組的有小花、阿強、阿華、江、瑋莉等一堆人了,用這個聯絡會很方便喔 😉
    • 其他進階功能我會慢慢跟大家說明,目前只要當它是「公用郵件群組」即可。
  • Google Spreadsheets: 我們的通訊錄
    • 你可以自己上網修改聯絡方式及現況,大家都能方便查閱。
    • 目前只有英文版,但總之它就是網路版的 Excel - 用 Excel 改資料總會吧?

目前是這樣,有啥問題歡迎留言或來信囉!

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Google Spreadsheets = 公用電話表

七月 23rd, 2006 at 11:09 下午 (BTR, google, 教學)

這篇算是半公開的文章 😛 給立德國中 86 級的同學們:

因為:

  • 很多人都愛用 Excel 打通訊錄
  • Excel 大家至少都簡單的修改
  • 我想要國中的同學們都可以自動修改自己的通聯方式,卻懶得寫額外的程式
  • 我希望這個線上通訊錄可以匯出 csv 檔,這樣我可以輕鬆匯入 GMail 等軟體通訊錄

所以,親愛的立德 86 級天字第一班同學,咱們來用 http://spreadsheets.google.com 修改通訊錄吧 😉 繼續閱讀文章 »

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